Siarter Gofal Cwsmer

Mae ein Siarter Gofal Cwsmer yn manylu ar sut rydym yn addo gweithio gyda'n cwsmeriaid. Mae'r Siarter hon yn amlinellu'r hyn y byddwn yn ei wneud i chi, y safonau gwasanaeth y gallwch eu disgwyl, yr amserlenni a ragwelir, a'r hyn a ddisgwyliwn gan bobl sy'n cysylltu â ni.

Byddwn yn:

Nodwch eich anghenion yn gyflym a rhowch wybod i chi sut y gallwn ni helpu.

Eglurwch yn glir pa wybodaeth sydd ei hangen arnom gennych chi, ein proses a dywedwch wrthych faint o amser y credwn y bydd pob cam yn ei gymryd.

Trin y wybodaeth a roddwch i ni yn gyfrinachol, yn unol â pholisïau’r cwmni a’r GDPR.

Addasu ein dulliau cyfathrebu i ddiwallu eich anghenion a chynnig gwybodaeth mewn fformat hygyrch, gan gynnwys yn Gymraeg.

Rhoi gwybodaeth i chi mewn ffordd rydych chi'n ei deall; gwirio eich bod yn deall yn llawn unrhyw wybodaeth a ddarparwn i chi.

Cydnabod e-byst o fewn dau ddiwrnod gwaith. Gall hwn fod yn ateb awtomatig yn y lle cyntaf, a fydd wedyn yn rhoi rhagor o wybodaeth am yr amserlenni ar gyfer ymateb mwy sylweddol.

Ateb y ffôn mewn modd amserol a phroffesiynol.

Eich trin â pharch.

Byddwch yn gwrtais, yn gyfeillgar, ac yn agored i'ch adborth.

Edrych yn barhaus ar ffyrdd newydd a gwell o ddarparu ein gwasanaeth.

Peidio â darparu unrhyw gyngor cyfreithiol, clinigol neu ymarfer allanol ond bydd yn ymdrechu i'ch cyfeirio at sefydliadau neu wasanaethau a allai eich cynorthwyo.
Cydnabod ein camgymeriadau pan aiff pethau o chwith a cheisiwch eu cywiro.

Er mwyn ein helpu, hoffem i chi:

Trin ni yn gwrtais a chyda pharch.

Rhowch yr holl wybodaeth sydd ei hangen arnom i'ch helpu mewn modd amserol.

Cytundeb lefel gwasanaeth

Adran	Sianel (Galwadau/E-byst, llythyrau, cyfryngau cymdeithasol, negeseuon llais ac ati)	Amser Ymateb
Llywodraethu (IG)	Ceisiadau Rhyddid Gwybodaeth	20 diwrnod gwaith
Llywodraethu (IG)	Ceisiadau Gwrthrych am Wybodaeth	1 mis o ddyddiad y cais
Llywodraethu (IG)	Ceisiadau hawl i gael eu hanghofio	1 mis o ddyddiad y cais
Llywodraethu (IG)	Torri Data	72 awr
Llywodraethu (gweinyddu dyddiadur)	E-byst Mewnflwch y Swyddfa Weithredol a Chynorthwywyr	ASAP - 2 ddiwrnod gwaith (yn dibynnu os yw'n frys/ddim yn frys)
Llywodraethu (gweinyddu dyddiadur)	Llythyrau/Gohebiaeth	24 awr - 2 ddiwrnod gwaith (Cydnabod/Ymateb Safonol)
Llywodraethu (gweinyddu dyddiadur)	Cyfarfod ceisiadau	ASAP - 2 ddiwrnod gwaith (yn dibynnu os yw'n frys/ddim yn frys)
Llywodraethu (gweinyddu dyddiadur)	Negeseuon llais	24 awr - 2 ddiwrnod gwaith (yn dibynnu os yw'n frys/ddim yn frys)
Llywodraethu (gweinyddu dyddiadur)	Galwadau	ASAP - 2 ddiwrnod gwaith (yn dibynnu os yw'n frys/ddim yn frys)
Cyfreithiol (ymholiadau FTP mewnol)	Llythyr, e-bost, neges llais, neu alwad	Cydnabod a gweithredu o fewn 5 diwrnod gwaith (oni bai bod brys)
Cyfreithiol (ymholiadau mewnol nad ydynt yn FTP)	Llythyr, e-bost, neges llais, neu alwad	Cydnabod o fewn 5 diwrnod gwaith a gweithredu o fewn 10 diwrnod gwaith (oni bai bod brys)
Cyfreithiol (ymholiadau allanol)	Neges llais neu alwad	Cydnabod o fewn 2 ddiwrnod gwaith a gweithredu o fewn 10 diwrnod gwaith (oni bai bod brys)
Cyfreithiol (ymholiadau allanol)	Llythyr neu e-bost	Cydnabod o fewn 5 diwrnod gwaith a gweithredu o fewn 10 diwrnod gwaith (oni bai bod brys)
Cwyn arfer anghyfreithlon neu gynllunio strategol (mewnol neu allanol)	Neges llais neu alwad	Cydnabod o fewn 2 ddiwrnod gwaith a gweithredu o fewn 10 diwrnod gwaith (oni bai bod brys)
Cwyn arfer anghyfreithlon neu gynllunio strategol (mewnol neu allanol)	Llythyr neu e-bost	Cydnabod o fewn 5 diwrnod gwaith a gweithredu o fewn 10 diwrnod gwaith (oni bai bod brys)
Gwrandawiadau	E-byst a dderbyniwyd yn fewnol gan adrannau eraill	5 diwrnod gwaith
Gwrandawiadau	E-byst a dderbyniwyd gan randdeiliaid allanol	Cydnabod a gweithredu o fewn 5 diwrnod gwaith (oni bai bod brys)
Gwrandawiadau	Negeseuon llais	24 awr - 2 ddiwrnod gwaith (yn dibynnu os yw'n frys/ddim yn frys)
Gwrandawiadau	Galwadau	24 awr - 2 ddiwrnod gwaith (yn dibynnu os yw'n frys/ddim yn frys)
DPP	Neges llais neu e-bost	Ymateb awtomataidd (ar unwaith) ar gyfer y ddau, gyda chamau gweithredu o fewn 5 diwrnod gwaith
Cofrestriad	E-byst (cyfnod arferol)	Ymateb awtomatig ar unwaith, ymateb o fewn 3 diwrnod gwaith
Cofrestriad	E-byst (cyfnod brig)	Ymateb awtomatig ar unwaith, ymateb o fewn 5 diwrnod gwaith
Cofrestriad	Galwadau	Yr un diwrnod
Cofrestriad	Negeseuon llais	24 awr
Addysg	E-byst	5 diwrnod gwaith
Addysg	Negeseuon llais	5 diwrnod gwaith
Cyfleusterau	E-byst (cyfnod arferol)	Ymateb awtomatig ar unwaith, ymateb o fewn 3 diwrnod gwaith
Cyfleusterau	E-byst (cyfnod prysur)	Ymateb awtomatig ar unwaith, ymateb o fewn 5 diwrnod gwaith
Cyfleusterau	Galwadau	Yr un diwrnod
Cyfleusterau	Negeseuon llais	24 awr
Cyfleusterau	Post sy'n dod i mewn ac yn mynd allan	3 diwrnod gwaith
Cyfleusterau	Archebion (gydag awdurdodiad a chodau)	3 diwrnod gwaith
Cyfleusterau	Ceisiadau gweinyddol	3 diwrnod gwaith
Cyfleusterau	Asesiadau DSE unigol	ASAP
Cyfleusterau	Aseswyr I&D eraill	ASAP
Cyfleusterau	Atgyweiriadau M&E Brys	24 awr
Cyfleusterau	Atgyweiriadau eraill nad ydynt yn rhai brys	7 diwrnod gwaith
Cyfleusterau	Ystafelloedd cyfarfod a chymorth arlwyo	ar unrhyw ddiwrnod penodol cyn, yn ystod ac ar ôl
Gweithrediadau Rheoleiddio	Adborth achwynwyr ar ymchwiliadau GOC (e-bost)	14 diwrnod
Gweithrediadau Rheoleiddio	Diweddariadau Achwynwyr/Cofrestryddion	12 wythnos (ers y diweddariad diwethaf)
Gweithrediadau Rheoleiddio	Anfonebau (a dderbyniwyd gan dystion arbenigol, archwilwyr achos, asesiadau iechyd)	30 diwrnod
Gweithrediadau Rheoleiddio	Cydnabod cwynion newydd	2 ddiwrnod gwaith
Gweithrediadau Rheoleiddio	Swyddog i anfon cyflwyniad at yr achwynydd ar ôl dyrannu	2 ddiwrnod gwaith
Gweithrediadau Rheoleiddio	Rhoi gwybod i'r achwynydd am benderfyniad brysbennu	2 ddiwrnod gwaith
Gweithrediadau Rheoleiddio	Apeliadau penderfyniad brysbennu	Cydnabod cyn gynted â phosibl. Canlyniad cyfarwyddwr o fewn 21 diwrnod
Gweithrediadau Rheoleiddio	Toriadau data	Hysbysu'r Rheolwr Llinell a'r Llywodraethwyr ar unwaith
Gweithrediadau Rheoleiddio	Llythyrau hysbysu cam dau	O fewn pum diwrnod
Gweithrediadau Rheoleiddio	Cyflogwyr cam dau	Hysbysu o fewn pum diwrnod o dderbyn eu manylion
Gweithrediadau Rheoleiddio	Cynrychioliadau cofrestrai	Wedi cael 28 diwrnod i ymateb
Gweithrediadau Rheoleiddio	Ymateb achwynydd i sylwadau	Wedi cael 14 diwrnod i ymateb
Gweithrediadau Rheoleiddio	Anfon at archwilwyr achos	Cydnabod ac anfon at archwilwyr achos o fewn dau ddiwrnod
Cyfathrebu	E-byst	5 diwrnod oni bai bod brys
Polisi a Safonau	E-bost, galwad, a neges llais	Cydnabod a gweithredu o fewn 10 diwrnod gwaith (oni bai bod corff llywodraethu neu gorff llywodraethol arall)