Ymgynghoriad archif 2021: Cyflwyno hysbysiadau statudol drwy bolisi e-bost

Mae amgylchiadau lle mae ein deddfwriaeth yn ei gwneud yn ofynnol i ni roi hysbysiadau neu hysbysiadau statudol ('hysbysiadau') i'n cofrestreion (er enghraifft, tynnu cofrestrydd o'r gofrestr, gwrthod cadw neu adfer cofrestrydd ar y gofrestr, neu hysbysiad o wrandawiad gorchymyn interim) neu ymgeiswyr sy'n ceisio cofrestru cychwynnol neu adfer i'r gofrestr. Rydym wedi ymrwymo i wneud hyn mewn ffordd sy'n deg i gofrestrwyr/unigolion ac yn unol â gofynion ein deddfwriaeth.

Roeddem yn cydnabod y gallai fod risgiau ychwanegol wrth anfon hysbysiadau drwy e-bost ac felly gwnaethom lunio polisi yn nodi'r mesurau diogelu y byddwn yn eu defnyddio i sicrhau tegwch i'n cofrestryddion a'n hymgeiswyr sy'n ceisio cofrestru neu adfer cychwynnol.

Gwnaethom ymgynghori ar bolisi drafft am 12 wythnos rhwng 30 Mehefin a 22 Medi 2021. Gwnaethom ofyn i ymatebwyr am gynnwys y polisi, a oedd unrhyw beth aneglur neu ar goll, lle roedd unrhyw agweddau ar y polisi a allai wahaniaethu yn eu herbyn neu gael effeithiau cadarnhaol ar randdeiliaid â nodweddion penodol, ac a oedd unrhyw effeithiau eraill ar y polisi.

Cawsom ddeg ymateb ysgrifenedig i'r ymgynghoriad gan amrywiaeth o randdeiliaid, gan gynnwys sefydliadau sy'n cynrychioli optegol a'n cofrestryddion.

Prif ganfyddiadau'r ymgynghoriad oedd:

• 75% yn cytuno neu'n cytuno'n gryf â chynnwys y polisi;
• Roedd 62.5% yn teimlo bod rhywbeth aneglur neu ar goll yn y polisi;
• Nid oedd 62.5% yn credu bod unrhyw agweddau ar y polisi a allai wahaniaethu yn erbyn rhanddeiliaid â nodweddion penodol;
• Roedd 25% o'r farn bod agweddau ar y polisi a allai gael effeithiau cadarnhaol ar randdeiliaid â nodweddion penodol; a
• Dywedodd 37.5% wrthym fod yna effeithiau eraill ar y polisi yr hoffent ddweud wrthym amdanynt.

Ar y cyfan, roedd cefnogaeth i'r polisi diwygiedig gan ein rhanddeiliaid, gydag awgrymiadau ar gyfer ychwanegiadau a gwelliannau, yn enwedig gan y cyrff proffesiynol/cynrychioliadol ac amddiffyn.

Ar sail yr adborth a gafwyd yn ystod yr ymgynghoriad, gwnaethom y diwygiadau canlynol i'r polisi:

• gwnaethom ddiwygio'r polisi i sicrhau ei bod yn glir y byddwn yn cydymffurfio ag adran 23A(3) o Ddeddf Optegwyr 1989 wrth weithredu Rheolau Cyngor Optegol Cyffredinol (Cyfansoddiad Pwyllgor, Cofrestru a Phriodoldeb i Ymarfer) (Coronafeirws) (Diwygio) 2020;
• gwnaethom egluro pryd y byddwn yn gweithredu'r polisi ar gronfa ddata MyGOC;
• Fe wnaethom ddiweddaru'r cymal cydsynio i'w gwneud yn glir:
  • Pa gofrestreion cyfeiriad e-bost y mae cofrestreion yn cydsynio iddo a beth i'w wneud os ydynt yn dymuno newid eu cyfeiriad e-bost; a
  • Os na fyddant yn cydsynio, byddant yn parhau i dderbyn cyfathrebiadau eraill ac eithrio hysbysiadau statudol drwy e-bost;
• Gwnaethom egluro nad yw'r polisi yn berthnasol i'n cyfathrebiadau â chyfranogwyr eraill yn y broses addasrwydd i ymarfer (er enghraifft, achwynwyr neu dystion) gan fod hyn y tu allan i'w gwmpas;
• gwnaethom roi enghreifftiau o ohebiaeth addasrwydd i ymarfer arferol a pha ymdrechion rhesymol y bydd y tîm Addasrwydd i Ymarfer yn eu gwneud wrth wirio bod hysbysiad wedi'i dderbyn;
• Fe'i gwnaethom yn glir, os nad ydym yn fodlon bod yr unigolyn / cofrestrydd wedi derbyn hysbysiad o wrandawiad a anfonwyd drwy e-bost, byddwn yn anfon yr hysbysiad drwy'r post dosbarth cyntaf ac, yn amodol ar ein dyletswydd bwysicaf o ddiogelu'r cyhoedd, byddwn yn sicrhau bod digon o amser i'r unigolyn/cofrestrydd baratoi yn unol â therfynau amser statudol;
• Gwnaethom egluro'r ymdrechion y byddwn yn eu gwneud i gysylltu â rhywun ar ôl anfon hysbysiad o fethu â gwneud cais am adnewyddu i unrhyw un nad yw wedi adnewyddu eu cofrestriad cyn y dyddiad cau ar gyfer adnewyddu;
• gwnaethom yn glir y byddwn hefyd yn cyflwyno rhybudd drwy'r post os nad ydym yn fodlon bod cofrestrydd yn ymwybodol o'u tynnu oddi ar y gofrestr; a
• Gwnaethom ddiwygio'r paragraff ar addasiadau rhesymol i'w gwneud yn glir, pan fyddwn yn derbyn gwybodaeth y gallai cofrestrydd sydd wedi cydsynio o'r blaen i dderbyn hysbysiadau drwy e-bost ei chael hi'n anodd eu prosesu fel hyn (er enghraifft, oherwydd cyflwr iechyd), y byddwn yn ymdrechu i ddiwallu anghenion y cofrestrydd a byddwn yn ystyried pob addasiad rhesymol fesul achos.

Mae rhagor o fanylion am y gwelliannau a'r meysydd yr ystyriom yn ein hymateb GOC i'r ymgynghoriad a leolir yn yr adran 'ffeiliau' isod (gweler tudalennau 13-16 am y casgliadau). Mae asesiad effaith wedi'i ddiweddaru hefyd ar gael.

Cyhoeddwyd y polisi ar ein gwefan ar 20 Rhagfyr 2021: https://optical.org/en/publications/service-of-notices-by-email-policy/

Ffeiliau:

• Ymateb GOC i gyflwyno hysbysiadau drwy ymgynghoriad polisi e-bost TERFYNOL 211220, PDF document
• Asesiad effaith ar gyflwyno hysbysiadau drwy bolisi e-bost FINAL 210928, PDF document