Ymgynghoriad archif 2021: Cyfarfodydd Rheoli Achosion - Adolygiad Ôl-Beilot

Gofynnom i randdeiliaid roi adborth ar y broses rheoli achosion, ar ôl i’r peilot a ddaeth i ben ar 30 Ebrill 2021 ddod i ben.

Cynlluniwyd y broses i leihau’r oedi a all godi yn ystod y cyfnod paratoi cyn gwrandawiad, a arweiniodd at adael dyddiadau gwrandawiadau, ac ar y cam gwrandawiad, lle treulir amser gwerthfawr yn aml yn ymdrin â materion rhagarweiniol y gellir eu datrys fel arfer cyn y gwrandawiad. .

Fel rhan o'r broses hon, roeddem yn disgwyl hwyluso hyd at ddwy drafodaeth rhwng partïon gwrandawiad. Byddai'r trafodaethau hyn yn digwydd o bell, trwy alwad cynhadledd

Roeddem yn rhagweld y byddai galwad y gynhadledd gyntaf yn cael ei chynnal tua thri mis o ddyddiad datgelu Rheol 29 ar yr Aelod Cofrestredig.

Roedd disgwyl i ail alwad y gynhadledd gael ei chynnal bedair i chwe wythnos cyn diwrnod cyntaf y prif wrandawiad.

Yr adborth cyffredinol oedd bod y broses rheoli achosion yn gynnig cadarnhaol i gynorthwyo gyda rheoli achosion yn amserol. Roedd rhai mân elfennau y gellid eu haddasu er mwyn cyflawni’r canlyniadau gorau. 

Roedd yr adborth cyffredinol yn awgrymu: 

Cynllun y Cyfarfod Rheoli Achos 

• Mae'r cyfarfodydd yn gyfle gwych i'r partïon godi unrhyw faterion a fyddai fel arfer yn cael eu gadael i gyfnod llawer diweddarach. Mae'n annog partïon i gynllunio ymlaen llaw a chytuno ar faterion cyn y gwrandawiad. 

Holiadur y Gwrandawiadau 

• Mae holiadur y Gwrandawiadau yn arf rheoli achosion defnyddiol ac effeithiol, o ran canfod argaeledd a dull gwrandawiad. Mae rhywfaint o wybodaeth wedi’i nodi yn y ddogfen na all yr amddiffyniad ei darparu’n gynnar, ond nid yw’n ystyried ei bod yn broblem. 

• Gellid cynyddu effeithiolrwydd cyfarfodydd rheoli achosion pe bai ffocws clir ar sut y bydd y broses APD yn gweithio mewn achosion addas. 

Cofnod galwad y gynhadledd 

• Consensws llawn bod cofnodion galwadau cynadledda cyfarfodydd rheoli achos yn grynodeb defnyddiol i’r ddwy ochr ac yn arbennig i gofrestreion heb gynrychiolaeth.

• Yn gyffredinol, mae cofnodion yn adlewyrchu'r drafodaeth yn ddigonol, yn grynodebau clir a defnyddiol o'r alwad. 

• Nodwyd diffyg amserlennu i ddatrys rhai materion. Mae angen terfynau amser clir i alluogi'r broses i fod yn effeithiol. 

Amseroedd yr Alwad 

• Yn gyffredinol, roedd rhywfaint o gonsensws mewn perthynas â'r amserlenni presennol ar gyfer galwadau. Roedd hyn yn cynnwys cyfarfodydd i'w cynnal dri mis o'r dyddiad datgelu a/neu bedwar i chwe wythnos cyn dyddiad dechrau'r prif wrandawiad er mwyn gallu datrys materion.   

• Pedair wythnos cyn gwrandawiad roedd rhai yn ystyried ei fod yn rhy hwyr.  

Sylwadau ychwanegol 

• Roedd cytundeb cryf bod cyfarfod rheoli achos yn offeryn defnyddiol ar gyfer pob math o wrandawiad.  

• Yn gyffredinol, mae manteision cael cyfarfod rheoli achos hyd yn oed os nad oes unrhyw faterion yn codi yn debygol o fod yn drech nag unrhyw bryderon o ran goblygiadau amser ac maent yn debygol o fod yn ddefnyddiol o ran osgoi oedi. 

Fe wnaethom adolygu'r adborth o'r cynllun a'r dogfennau cysylltiedig, a phenderfynu a ddylid derbyn, gwrthod neu ymgorffori'r adborth ar ffurf wedi'i haddasu. 

Derbyniwyd y gwelliannau canlynol: 

• Rydym yn bwriadu lansio’r broses rheoli achosion ddiwygiedig ym mis Medi 2021. 

• Rydym wedi adolygu amseroedd yr alwad. Byddwn yn cynnig yr alwad gyntaf ymhen tri mis o ddyddiad datgelu’r GOC i’r Aelod Cofrestredig. Os na all partïon gynnal trafodaethau ystyrlon ar hyn o bryd, cynigir galwad tua chwe wythnos cyn dyddiad dechrau'r prif wrandawiad fel y gellir pennu amserlen glir pan fydd angen datrys materion.  

• Bydd cyfarfod rheoli achos yn cael ei drefnu ar gyfer pob math o wrandawiad sylweddol, ac eithrio achosion euogfarn yn unig a fydd yn disgyn y tu allan i'r polisi hwn. 

• Bydd galwad yn cael ei threfnu ar y cam tri mis fel y gellir pennu amserlen glir ar gyfer gwrandawiadau penderfynu panel y cytunwyd arnynt. 

• Byddwn yn trefnu hyfforddiant pellach i gynorthwyo'r tîm i reoli ac amserlennu materion yn effeithiol.